Reunir funcionários e gestores para definir metas, apresentar novos produtos ou comemorar resultados atingidos. Essas são algumas situações que podem ser o motivo para a realização de um evento corporativo. Independentemente do ramo de atuação da empresa, esse tipo de evento exige cuidados redobrados, pois ele pode transmitir a maneira que a empresa lida com seus objetivos e relacionamentos.
Para fazer um evento corporativo de sucesso é preciso seguir alguns passos. Como, por exemplo, antecipar o planejamento, contratar fornecedores confiáveis e elaborar uma estratégia de divulgação certeira.
Quer saber mais sobre o assunto? Então acompanhe este artigo e conheça 5 dicas primordiais para organizar um evento corporativo que todo mundo vai adorar!
1. Defina uma estratégia
O que pretendo com esse evento e qual vai ser o público de interesse? Essas devem ser as questões iniciais para você começar a planejar o evento corporativo. Existem várias estratégias que vão depender do perfil de evento.
Por exemplo, o objetivo é apresentar um produto inédito? Então, planeje um material informativo e canais eficientes de interação com o público. Essa é uma maneira de garantir que ninguém vai sair do evento sem entender o que foi apresentado.
2. Faça um planejamento antecipado
Um evento corporativo tem que ser planejado com antecedência. Ainda mais quando a sua realização vai depender da autorização dos superiores. Observe se a data marcada para o evento não vai coincidir com datas comemorativas tradicionais. É crucial que grande parte das pessoas tenha uma agenda favorável para comparecer ao seu evento. Defina bem antes o local onde o evento vai ocorrer e entre em contato com fornecedores tanto do buffet quanto dos aparelhos de imagem e som, por exemplo.
Depois de fazer esse levantamento, apresente o planejamento e o orçamento final aos superiores. É preciso saber quanto a empresa vai aprovar.
3. Contrate uma empresa confiável para seu evento corporativo
Encontrar fornecedores que atendam a suas demandas é um sinal de um evento de sucesso. Então, faça uma pesquisa, destaque aqueles já conhecidos por você ou peça recomendações. É importante avaliar o portfólio e a cartela de clientes. Depois, compare os orçamentos de cada opção.
Com o fornecedor escolhido, repasse a ele as orientações necessárias. Não esqueça de marcar uma reunião com o fornecedor dias antes do evento, preferencialmente no local, para acertarem como tudo deve ocorrer no dia. Assim, evitam-se grandes imprevistos.
4. Divulgue o evento para seu público
Já está tudo planejado e aprovado? Então chegou a hora de divulgar! Pesquise qual seria o meio mais eficaz de comunicação com seu público. Se, por exemplo, é melhor preparar convites impressos, banners, folhetos ou apenas utilizar ferramentas on-line.
Com o mundo cada vez mais conectado, se sua estratégia for pela internet, não se acanhe de entrar em contato com comunidades e fóruns nas redes sociais. Essa é uma maneira prática e econômica de divulgar seu evento em um ambiente com pessoas interessadas. Também não dispense o e-mail corporativo. Separe os diversos contatos que podem fazer parte do segmento do seu evento. Envie convite para eles!
5. Saiba como o seu evento foi avaliado
Depois da realização do evento, é importante colher as opiniões dos participantes. Elabore um questionário e envie aos convidados no dia seguinte ao encontro. Assim, quem participou ainda tem uma memória fresca do que aconteceu e vai poder dar um feedback mais completo.
Um detalhe importante na confecção dessa pesquisa de satisfação é fazer menos questões para poder obter mais respostas. Isso porque as pessoas costumam ignorar questionários longos demais. Então, preze por poucas perguntas e deixe um campo para comentários e sugestões. Dessa forma, você aumenta a possibilidade de networking efetivo e analisa se tudo ocorreu como deveria.
Gostou dessas sugestões? Seguindo essas dicas, seu evento corporativo vai agradar a todos! Para ficar por dentro de outros conteúdos como este, assine a nossa newsletter!
